Veranstaltungsbudget planen: Kostenpositionen in der richtigen Reihenfolge

Die meisten Veranstaltungsbudgets scheitern nicht an der Raummiete. Sie scheitern daran, dass die Raummiete zuerst kalkuliert wurde und alles danach draufgesattelt werden musste. Wer die Reihenfolge umdreht, kommt zu belastbaren Zahlen, ohne am Ende nachverhandeln zu müssen.

Dieser Leitfaden geht die elf Positionen in der Reihenfolge durch, in der sie voneinander abhängen. Er nennt bewusst keine Preise für die Eventhalle Braunschweig, weil dafür kein Preis veröffentlicht ist und jedes Angebot individuell entsteht. Was er liefert, ist die Struktur, mit der Sie ein Angebot lesen und prüfen können.

Schritt 1: Die Gästezahl festlegen, nicht schätzen

Alles hängt daran. Die Gästezahl bestimmt den Raum, der Raum bestimmt die Bestuhlungsoptionen, die Bestuhlung bestimmt Catering-Format und Möbelbedarf, und daraus folgt fast jede weitere Position.

Legen Sie zwei Zahlen fest: die eingeladene Zahl und die erwartete Zahl. Bei privaten Feiern liegt die Zusagequote erfahrungsgemäß deutlich unter hundert Prozent, bei Firmenveranstaltungen mit Pflichtcharakter näher daran. Kalkuliert wird mit der erwarteten Zahl, geplant wird die Kapazität für die eingeladene.

Der Fehler an dieser Stelle ist teuer: wer mit 120 kalkuliert und für 150 einlädt, muss unter Zeitdruck einen zweiten Raum zuschalten oder Gäste absagen.

Schritt 2: Bestuhlungsart wählen und gegen die Kapazität prüfen

Dieselbe Fläche trägt je nach Aufbau sehr unterschiedlich viele Menschen. Für die Eventhalle Braunschweig mit ihren 515,74 m² über drei Räume gelten diese Summen:

Die Maximalkapazität liegt bei 199 Personen. Wer mehr Gäste plant, plant an dieser Halle vorbei.

Je Raum sieht es so aus: Raum 1 (125,82 m²) trägt im Bankett 42 Personen, Raum 2 (236,93 m²) trägt 84, Raum 3 (152,99 m²) trägt 54. Räume lassen sich kombinieren, dann addieren sich die Werte derselben Bestuhlungsart. Bankett in Raum 2 und 3 zusammen ergibt also 138 Plätze.

Die Regel für diesen Schritt: Wer die Grenze eines Raums überschreitet, braucht einen weiteren Raum, nicht mehr Stühle. Das ist keine Formalie, sondern eine Frage von Rettungswegen und Bestuhlungsplan.

Wie viel Fläche eine Bestuhlungsart pro Gast verbraucht, steht in den Flächenkennzahlen; eine konkrete Konstellation rechnet der Aufbauplan für 40 Teilnehmende durch.

Schritt 3: Raum und Zeitfenster anfragen

Erst jetzt geht die Anfrage raus. Mit Gästezahl, Bestuhlungsart, Datum und Zeitfenster in der Hand bekommen Sie ein belastbares Angebot statt einer Rückfrage.

Vier Punkte gehören in diese Anfrage, weil sie nicht veröffentlicht sind und den Preis maßgeblich bestimmen:

• Mindestmietdauer. Wird nach Stunden, Halbtagen oder Tagen gerechnet?
• Rüstzeiten. Fallen Auf- und Abbau in die Mietzeit oder kommen sie dazu?
• Endzeit. Bis wann darf die Veranstaltung laufen?
• Nebenkosten. Reinigung, Strom, Technikbetreuung, Personal, Kaution.

Zur Endzeit ein wichtiger Hinweis: In Niedersachsen gibt es keine allgemeine Sperrzeitverordnung mehr, die eine Uhrzeit vorgibt. Die zeitliche Grenze ergibt sich aus dem Immissionsschutzrecht und aus den Nebenbestimmungen der Baugenehmigung des jeweiligen Objekts. Für die Eventhalle Braunschweig liegen dazu keine veröffentlichten Angaben vor. Fragen Sie konkret nach, statt eine übliche Uhrzeit anzunehmen.

Schritt 4: Catering, die größte variable Position

Bei den meisten Veranstaltungen ist Catering der größte Einzelposten, oft größer als die Raummiete. Die Grundsatzfrage lautet: selbst organisieren oder Full-Service.

Die Entscheidung hat eine Voraussetzung, die zuerst geklärt werden muss: welches Modell in diesem Haus überhaupt zulässig ist. Ob freie Caterer-Wahl gilt, eine Partnerliste existiert, bei mitgebrachten Getränken ein Entgelt anfällt oder eine Mindestabnahme besteht, ist nicht veröffentlicht. Es gehört in dieselbe Anfrage wie Schritt 3.

Belegt vorhanden sind in der Halle ein Thekenbereich mit Zapfanlage sowie Geschirr, Gläser und Besteck. Ob und in welchem Umfang diese Ausstattung zum Mietumfang gehört, ist nicht veröffentlicht. Zu einer Produktionsküche gibt es keine belegte Angabe.

Was in jedem Fall eingeplant werden muss: die Buffetfläche. Als Ausstattungsangabe gilt etwa 5 Meter je 50 Personen. Bei 150 Gästen sind das rund 15 laufende Meter, die im Raum Platz brauchen, ohne den Hauptweg zu blockieren. Diese Fläche geht von der nutzbaren Sitzfläche ab.

Die Kriterien für die Modellwahl stehen im Vergleich von Selbstcatering und Full-Service, die Fragen für das Briefing in der Caterer-Checkliste.

Schritt 5: Getränke separat rechnen

Getränke werden gern mit dem Catering zusammengeworfen und dann unterschätzt. Sie sind eine eigene Position, weil sie eine eigene Logik haben: der Verbrauch hängt an der Dauer, nicht an der Personenzahl allein.

Drei Modelle sind üblich: Getränkepauschale pro Person und Stunde, Abrechnung nach Verbrauch, oder Selbstbeschaffung. Welches möglich ist, hängt wieder an der Ausschankregelung des Hauses.

Falls Sie selbst Getränke stellen: Wird Alkohol gegen Entgelt ausgeschenkt, ist die Anzeige eines Gaststättenbetriebs in Braunschweig spätestens vier Wochen vorher fällig. Rechtsgrundlage ist das Gaststättengesetz. Was eine Schankanlage technisch voraussetzt, erklärt der Glossareintrag zur Schankanlage.

Schritt 6: Technik, und die Frage, was schon da ist

In der Eventhalle Braunschweig sind laut Factsheet der Stadt vorhanden: Projektionstechnik, Audiosystem, Lichtanlage, feste Bühne, Vollverdunklung, Schallisolierung, WLAN, Aufzug und technisches Personal im Haus, dazu Tageslicht in allen Räumen.

Was daraus nicht folgt: dass diese Technik im Mietpreis enthalten ist. Ob sie zum Mietumfang gehört, mit welcher Leistung sie ausgestattet ist und welche Maße die Bühne hat, ist nicht veröffentlicht. Drei Fragen an den Betreiber:

1. Welche Technik ist im Mietpreis enthalten, welche wird separat berechnet?
2. Ist technische Betreuung während der Veranstaltung inklusive oder buchbar?
3. Welche Anschlüsse und Schnittstellen gibt es für eigene Technik?

Wer eigene Technik mitbringt oder zumietet, sollte die einschlägigen Sicherheitsregeln kennen: die DGUV Regel 115-002 für Veranstaltungs- und Produktionsstätten und, bei Effekten und besonderen Darstellungen, die DGUV Information 215-315.

Schritt 7: Musiklizenz, die vergessene Pflichtposition

Sobald Musik öffentlich wiedergegeben wird, fällt eine GEMA-Vergütung an. Das gilt für den DJ genauso wie für die Liveband, und es gilt auch dann, wenn nur geladene Gäste kommen.

Welcher Tarif greift, hängt an der Art der Wiedergabe: Tonträger und DJ laufen über den Tarif M-V, Livemusik mit Veranstaltungscharakter über U-V, Konzerte über U-K. Alle Tarife gelten in der Fassung vom 01.04.2026. Die Zuordnung im Detail steht im Beitrag zu den GEMA-Kosten; der Branchenverband DEHOGA erklärt zusätzlich die GEMA-Vermutung, also die Beweislastumkehr zu Lasten des Veranstalters.

Zwei praktische Punkte: Erstens ist zu klären, wer meldet, Sie als Mieter oder der Betreiber. Das hängt davon ab, wer als Veranstalter auftritt, und ist bei einer reinen Raumanmietung nicht selbstverständlich. Zweitens gibt es Mengennachlässe ab der elften Veranstaltung im Jahr, was für Vereine mit regelmäßigen Terminen relevant wird.

Schritt 8: Künstlersozialabgabe bei Honoraren

Wer Honorare an selbstständige Künstlerinnen und Künstler zahlt, etwa an eine Band, einen DJ oder einen Trauredner, kann abgabepflichtig sein. Der Abgabesatz liegt 2026 bei 4,9 Prozent (2025: 5,0 Prozent).

Zwei Entlastungen sind wichtig: Die Abgabepflicht greift nach § 24 Abs. 2 Satz 2 des Künstlersozialversicherungsgesetzes erst, wenn die Summe der Entgelte im Kalenderjahr 1.000 Euro übersteigt. Und für gelegentliche Veranstalter gilt die Drei-Veranstaltungen-Regel: bei höchstens drei Veranstaltungen mit künstlerischen Darbietungen pro Kalenderjahr entsteht keine Abgabepflicht. Bemessungsgrundlage sind nach § 25 KSVG die gezahlten Entgelte ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.

Für eine einzelne Hochzeit mit einer Band ist die Position damit meist gegenstandslos. Für einen Verein mit sechs Veranstaltungen im Jahr nicht.

Schritt 9: Versicherung und Haftung

Zwei Fragen, die zusammen gehören:

Braucht der Veranstalter eine Haftpflicht? In der Regel verlangt der Vermieter eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung. Ob und mit welcher Deckungssumme sie für dieses Objekt gefordert wird, ist nicht veröffentlicht und gehört in die Vertragsverhandlung.

Wer haftet für Schäden? Rechtlich ist die Raumanmietung ein Mietverhältnis nach § 535 BGB. Die konkrete Verteilung von Obhutspflichten, Kaution und Schadensregelung ergibt sich aus dem Mietvertrag.

Wer Tickets verkauft, sollte zusätzlich die Verbraucherperspektive kennen: die Verbraucherzentrale erklärt die Rechtslage bei Absage, Verlegung und Abbruch von Veranstaltungen. Daraus lässt sich ableiten, welche Rücktrittsregelung man selbst mit Gästen und Dienstleistern vereinbaren sollte.

Schritt 10: Behördliche Auflagen und Nachweise

Diese Positionen kosten oft wenig Geld und viel Zeit, und sie fallen auf, wenn sie fehlen:

• Gaststättenanzeige bei entgeltlichem Ausschank, vier Wochen Vorlauf
• Hygienenachweise bei selbst organisiertem Catering: Schulung nach § 4 Abs. 1 der Lebensmittelhygiene-Verordnung, Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz für Personal. Die Belehrung kostet in Braunschweig 26 Euro online und 28 Euro in Präsenz.
• Brandschutz. Ob für Ihre Veranstaltung eine Brandsicherheitswache nötig ist, entscheidet die Stelle Vorbeugender Brandschutz der Berufsfeuerwehr Braunschweig. Relevant wird das bei Pyrotechnik, Nebelmaschinen und größeren Bühnenaufbauten.
• GEMA-Anmeldung, siehe Schritt 7.

Was im Einzelfall gilt, entscheidet die zuständige Behörde. Dieser Leitfaden ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Schritt 11: Puffer, und zwar zweimal

Zwei Puffer, nicht einer:

Der Kostenpuffer. Zehn bis fünfzehn Prozent der Gesamtsumme, für Nachbestellungen, Mehrverbrauch bei Getränken und die Position, die niemand vorhergesehen hat.

Der Zeitpuffer. Am Veranstaltungstag verschiebt sich alles nach hinten. Wer den Aufbau auf die Minute plant, hat beim ersten Stau ein Problem. Rechnen Sie beim Aufbau mit dem Doppelten der geschätzten Zeit und klären Sie vorher, ob das Zeitfenster das zulässt.

Zur Einordnung: was andere Häuser kosten

Für die Eventhalle Braunschweig ist kein Preis veröffentlicht. Zur Größenordnung im Braunschweiger Markt, ausdrücklich für andere Objekte mit anderem Leistungsumfang:

• Die Gemeinschaftshäuser der Stadt Braunschweig mit Kapazitäten zwischen 10 und 150 Personen liegen bei 25 bis 210 Euro je Nutzung.
• Schloss Richmond und die Dornse des Altstadtrathauses kosten 5.000 Euro je Nutzung.

Die Spanne von Faktor 20 zeigt, wie wenig eine Preisangabe ohne Leistungsbeschreibung aussagt. Warum Locations deshalb selten Preislisten veröffentlichen, erklärt die FAQ warum Eventlocations keine Preise nennen.

Die Reihenfolge als Kurzfassung

1. Gästezahl: eingeladen und erwartet
2. Bestuhlungsart gegen die Kapazität prüfen
3. Raum und Zeitfenster anfragen, inklusive Rüstzeiten und Endzeit
4. Catering-Modell klären, dann kalkulieren
5. Getränke separat
6. Technik: was ist da, was ist inklusive
7. GEMA
8. Künstlersozialabgabe bei Honoraren
9. Versicherung und Haftung
10. Behördliche Nachweise
11. Kosten- und Zeitpuffer

Die Positionen 3, 4 und 6 sind die, bei denen bei einer Mietlocation die entscheidenden Informationen fehlen, solange sie nicht erfragt wurden. Genau deshalb stehen sie vor dem Rechnen und nicht danach.

Fazit

Ein Veranstaltungsbudget wird nicht dadurch belastbar, dass man die Zahlen kennt, sondern dadurch, dass man die richtigen Fragen vorher gestellt hat. Bei einer Halle ohne festes Hauscatering sind das vor allem drei: Was gehört zum Mietumfang, welches Catering-Modell ist zulässig, und bis wann darf gefeiert werden.

Nehmen Sie die Liste mit in die Besichtigung. Die Räume und ihre Kapazitäten sehen Sie vorab im Abschnitt Kapazitäten der Hauptseite.

Weitere ausführliche Leitfäden finden Sie in der Leitfaden-Übersicht.

Quellen

• Bestuhlungsmatrix und technische Ausstattung: Factsheet MEET Braunschweig, Braunschweig Stadtmarketing GmbH, abgerufen am 25.08.2026
• Raumflächen, Buffetfläche und Ausstattungsliste: events-braunschweig.de, abgerufen am 25.08.2026
• Gaststättengesetz, Volltext, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 25.08.2026
• Gaststättenbetrieb, Anzeige, Stadt Braunschweig, abgerufen am 25.08.2026
• § 4 Lebensmittelhygiene-Verordnung und § 43 Infektionsschutzgesetz, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 25.08.2026
• Infektionsschutzbelehrung, Gebühren, Stadt Braunschweig, abgerufen am 25.08.2026
• § 24 und § 25 Künstlersozialversicherungsgesetz, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 25.08.2026
• Künstlersozialabgabe 2026: 4,9 Prozent, Künstlersozialkasse, abgerufen am 25.08.2026
• GEMA-Vermutung und Gesamtvertragsnachlass, DEHOGA Bundesverband, abgerufen am 25.08.2026
• § 535 BGB, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 25.08.2026
• DGUV Regel 115-002 und DGUV Information 215-315, DGUV Publikationsdatenbank, abgerufen am 25.08.2026
• Kundenrechte bei Veranstaltungen, Verbraucherzentrale, abgerufen am 25.08.2026
• Gemeinschaftshäuser und repräsentative städtische Räumlichkeiten, Stadt Braunschweig, abgerufen am 25.08.2026