Ein Jahresauftakt ist eine interne Firmenveranstaltung, die Rückblick, Zielbild und Teamarbeit an einem Tag zusammenzieht. Planbar wird er erst, wenn die Belegschaft wieder vollständig ist: Die Weihnachtsferien in Niedersachsen laufen vom 23. Dezember 2026 bis zum 9. Januar 2027, das nutzbare Fenster beginnt mit der Arbeitswoche ab Montag, dem 11. Januar. Zwei Entscheidungen hängen daran, und beide fallen im Herbst davor: die Raumaufteilung und das Budgetjahr.
Das Wichtigste in Kürze
- Terminfenster: Ferienende 9. Januar 2027, erste belastbare Woche ab dem 11. Januar. Die Einladung geht vor den Ferien raus, nicht danach.
- Drei Setups an einem Tag: Vortragsteil in Reihenbestuhlung oder parlamentarisch, Workshop in Blockform, Essen im Bankett.
- Budgetkonkurrenz: Der Auftakt liegt vier bis sechs Wochen nach der Weihnachtsfeier und streitet mit ihr um dieselbe Budgetposition.
Welche Bestuhlung zu welchem Programmpunkt passt
Begrüßung, Rückblick, Ausblick, Workshop-Teil und gemeinsames Essen verlangen nicht eine Bestuhlung, sondern drei. Über alle drei Räume gelten diese Obergrenzen:
| Programmpunkt | Bestuhlung | Gesamte Halle |
|---|---|---|
| Begrüßung, Rückblick, Ausblick | Stuhlreihen | 194 |
| Vortrag mit Mitschrift | Parlamentarisch | 148 |
| Workshop-Teil | Block | 144 |
| Gemeinsames Essen | Bankett | 180 |
Für das Marketing gilt: Reihenbestuhlung liefert die beste Sichtachse auf Bühne und Leinwand, kostet aber jede Ablagefläche. Für HR gilt das Gegenteil. Sobald Zahlen und Zielvorgaben gezeigt werden, schreiben Teilnehmende mit, und dann ist die parlamentarische Aufstellung die richtige.
Plenum und Workshop auf zwei Räume verteilen
Die Halle hat drei Räume mit zusammen 515,74 m². Raum 2 ist mit 236,93 m² und 3,47 Metern Deckenhöhe der Plenarraum: 90 Personen in Stuhlreihen, 72 parlamentarisch. Raum 3 nimmt in Blockform 44 Personen auf und trägt den Workshop-Teil. Raum 1 fasst im Empfang 49 Personen, passend für Ankunftskaffee und Ausklang. Für die gesamte Halle ist das Haus im Empfang für bis zu 199 Personen ausgelegt.
Der Vorteil dieser Aufteilung: Plenum und Workshop stehen parallel, niemand wartet auf einen Umbau. Für die Assistenz gilt deshalb, den Raumwechsel in die Agenda zu schreiben und nicht in die Pause.
Der Januar-Termin und das Budget des Vorjahres
Ein Auftakt am 20. Januar wird nicht im Januar entschieden. Tagungen und Konferenzen werden am Markt mit 6 bis 18 Monaten Vorlauf gebucht, Firmenbudgets überwiegend im vierten Quartal verabschiedet. Genau dort trifft der Auftakt auf die Weihnachtsfeier: zwei Veranstaltungen innerhalb weniger Wochen, die um dieselbe Budgetposition konkurrieren, sobald das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr folgt.
Zwei Wege führen daran vorbei. Entweder Sie beantragen beides im Herbst gemeinsam als ein Vorhaben, oder Sie ordnen den Auftakt ausdrücklich dem neuen Budgetjahr zu. Der zweite Weg verschiebt die verbindliche Zusage an die Location in den Januar und verkürzt den Vorlauf spürbar.
Was vor der Anfrage geklärt sein muss
Drei Bestuhlungsvarianten an einem Tag bedeuten mindestens zwei Umbauten. Wer auf- und abbaut, wie lange ein Wechsel dauert, ob die Räume am Vorabend bereitstehen und welche Mindestmietdauer gilt, ist nicht veröffentlicht und gehört in die Anfrage. Dasselbe gilt für die Catering-Regelung beim gemeinsamen Essen. Hirschevents begleitet Firmen und private Veranstalter in Braunschweig bei der Raumaufteilung solcher Tagesabläufe. In der Praxis scheitert ein Auftakt seltener an der Kapazität als an der Zeit zwischen zwei Setups.
Zum Thema
Welche Variante wie viele Plätze kostet, rechnet der Beitrag zu den Bestuhlungs-Setups durch. Den gesamten Ablauf führt der Leitfaden zur Firmenveranstaltung, den Budgetantrag im Herbst der Beitrag Firmenevent-Budget beantragen, die Programmideen für den Workshop-Teil die Teamevent-Ideen für drinnen.
Einen Besichtigungstermin vereinbaren Sie über das Anfrageformular.
Fazit
Legen Sie den Termin auf die Woche ab dem 11. Januar 2027, planen Sie Plenum in Raum 2 und Workshop in Raum 3, und klären Sie im Oktober das Budgetjahr. Umbauzeiten und Catering gehören in die Anfrage, nicht in die Annahme.
Weitere Fachbeiträge zur Firmenveranstaltung finden Sie in der Blog-Übersicht.
Quellen
- Bestuhlungsmatrix, Raumflächen und Deckenhöhen: Factsheet MEET Braunschweig, Braunschweig Stadtmarketing GmbH, abgerufen am 25.08.2026
- Ferientermine Niedersachsen 2026/27: Ferienordnung des Niedersächsischen Kultusministeriums für die Schuljahre 2024/25 bis 2029/30, abgerufen am 25.08.2026
- Buchungsvorlauf für Tagungen und Konferenzen sowie Budgetfreigabe im vierten Quartal: Marktdaten working@office, abgerufen am 25.08.2026
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