Wer eine Firmenveranstaltung plant, beginnt mit einer Frage, die im späteren Programm nirgends auftaucht: Was soll der Tag leisten? Aus der Antwort folgen Teilnehmerzahl, Bestuhlungsart und Termin, und erst am Ende dieser Kette steht das Programm. Wird diese Reihenfolge umgedreht, verhandeln Sie am Ende über Räume, die zum Format nicht passen.

Die erste belastbare Angabe ist deshalb ein Zahlenpaar. Die drei Räume von Hirschevents – Eventhalle Braunschweig, Am Alten Bahnhof 13 im Ortsteil Gartenstadt, tragen zusammen 199 Personen im Stehempfang, 180 im Bankett und 110 in der U-Form. Eine Personenzahl allein sagt also noch nicht, ob eine Veranstaltung in dieses Haus passt. Die zweite Größe ist der Vorlauf: Die Fachpresse für Büro- und Assistenzorganisation nennt für Tagungen und Konferenzen 6 bis 18 Monate, und wer die Budgetfreigabe im Oktober bekommt und im Frühjahr tagen will, hat davon fünf bis sechs Monate übrig.

Inhaltsverzeichnis

  1. Anlass und Format festlegen
  2. Teilnehmerzahl und Bestuhlung gehören zusammen
  3. Termin und Vorlauf realistisch ansetzen
  4. Räume kombinieren und teilen
  5. Technik als Bedarf beschreiben
  6. Verpflegung, Ausschank und Hygiene
  7. Anreise, Parken und Barrierefreiheit
  8. Pflichten und Genehmigungen
  9. Budget aufbauen, ohne eine Zahl zu kennen
  10. Vom Angebot zum Ablaufplan

1. Anlass und Format festlegen

Der Anlass entscheidet über Raumzuschnitt, Bestuhlung und Dauer. Eine Vorstandsklausur mit 24 Personen, eine Fachtagung mit 140 Teilnehmenden und ein Sommerfest mit Familienangehörigen haben dieselbe Halle als möglichen Ort, aber praktisch keine gemeinsame Anforderung. Vor der ersten Anfrage sollten deshalb einige Fragen im eigenen Haus beantwortet sein.

Wer spricht zu wem? Bei Frontalformaten zählen Sichtachse und Akustik, bei Arbeitsformaten die Möglichkeit, Gruppen zu trennen und wieder zusammenzuführen. Wird gearbeitet oder gefeiert? Aus dieser Antwort ergibt sich, ob Sie Tageslicht, Verdunklung oder beides im Tagesverlauf brauchen. Gibt es einen Abendteil? Ein Programm, das um 17 Uhr in einen Empfang übergeht, ist planerisch eine zweite Veranstaltung mit eigener Bestuhlung, eigener Fläche und eigener Endzeit. Und schließlich: Wer trägt die Veranstaltung nach außen, das Unternehmen selbst oder eine beauftragte Agentur? Diese Rollenfrage bestimmt später die Zuständigkeit für Anmeldungen und Auflagen.

Aus den Antworten entsteht ein Bedarfsprofil von wenigen Zeilen. Es ist die einzige Unterlage, die Sie für die erste Anfrage wirklich brauchen. Ob dafür überhaupt eine Halle die richtige Gattung ist oder eher ein Tagungshotel mit Zimmern und Pauschale, klärt der Vergleich der Locationtypen für Firmenveranstaltungen.

2. Teilnehmerzahl und Bestuhlung gehören zusammen

Wenn die Bestuhlungsart fehlt, ist die Teilnehmerzahl keine Planungsgröße. Dieselben drei Räume tragen je nach Aufbau sechs verschiedene Zahlen, und der Abstand zwischen der größten und der kleinsten ist erheblich. Die Werte stammen aus dem Factsheet, das MEET Braunschweig, das Convention Bureau der Braunschweig Stadtmarketing GmbH, für die Halle veröffentlicht:

  • Empfang: 199 Personen
  • Stuhlreihen: 194 Personen
  • Bankett: 180 Personen
  • Parlamentarisch: 148 Personen
  • Block: 144 Personen
  • U-Form: 110 Personen

Zwischen dem Stehempfang und der U-Form liegen 89 Personen. Wer mit „wir sind etwa 150" in eine Anfrage geht, hat damit noch nichts gesagt: 150 Gäste passen im Empfang und im Bankett, in der U-Form passen sie nicht. Die Räume sind kombinierbar, bei gleicher Bestuhlungsart addieren sich die Einzelwerte.

In die Anfrage gehört deshalb ein Zahlenpaar: Personenzahl und Bestuhlungsart.

Welche Variante zu Workshop, Schulung, Vorstandssitzung oder Vortrag passt und wie viele Menschen damit je Raum tatsächlich zusammenkommen, führt der Beitrag Parlamentarisch, U-Form oder Block: Setup für Ihre Konferenz im Einzelnen aus. Die Herleitung der Zahlen selbst, also Flächenbedarf je Person und die Logik hinter der Matrix, steht im Leitfaden zu Bestuhlung und Kapazität.

3. Termin und Vorlauf realistisch ansetzen

Der Termin ist die erste Entscheidung, die Sie nicht mehr allein treffen. Für Tagungen und Konferenzen nennt die Fachpresse für Büro- und Assistenzorganisation, unter anderem workingoffice.de, einen üblichen Vorlauf von 6 bis 18 Monaten, für stark gefragte Häuser mindestens zwölf Monate. Die Spanne beschreibt den Markt insgesamt. Welche Termine an diesem Haus frei sind, ist nicht veröffentlicht und nur über eine Anfrage zu klären.

Dazu kommt der interne Takt. Dieselbe Quelle verweist darauf, dass Firmenbudgets im vierten Quartal für das Folgejahr verabschiedet werden. Wer im Oktober die Freigabe bekommt und die Veranstaltung im Frühjahr plant, hat damit rechnerisch fünf bis sechs Monate und liegt unter der Branchenspanne. Praktisch heißt das: Locationanfrage und Budgetantrag laufen am besten parallel.

Bleibt der Kalender außerhalb des Unternehmens. Die Ferienordnung des Niedersächsischen Kultusministeriums legt die Weihnachtsferien 2026/27 auf den 23. Dezember 2026 bis zum 9. Januar 2027 und die Herbstferien 2026 auf den 12. bis 24. Oktober 2026. Wer Teilnehmende mit schulpflichtigen Kindern erwartet, legt den Termin besser außerhalb dieser Fenster. Für den Dezember 2026 kommt hinzu, dass Weihnachten auf einen Freitag und einen Samstag fällt: Damit bleiben für eine Abendveranstaltung am Wochenende sechs Termine, die Freitage 4., 11. und 18. sowie die Samstage 5., 12. und 19. Dezember.

Die konkrete Fristenstaffelung für die betriebliche Weihnachtsfeier beantwortet die FAQ Wann muss die Location für die Weihnachtsfeier gebucht sein?; den ganzen Jahresfahrplan dazu führt der Leitfaden zur betrieblichen Weihnachtsfeier.

4. Räume kombinieren und teilen

Drei Räume mit zusammen 515,74 m² lassen sich einzeln nutzen oder verbinden, und darin liegt der Planungsspielraum. Raum 1 misst 125,82 m² bei 2,83 m Deckenhöhe, Raum 2 misst 236,93 m² und Raum 3 152,99 m², beide bei 3,47 m. Die Deckenhöhe entscheidet mit darüber, wie groß eine Projektionsfläche sein darf, bis die hinteren Reihen über die vorderen Köpfe hinwegsehen müssen.

Für eine Tagung lässt sich die Teilbarkeit so nutzen: Plenum im größten Raum, Gruppenarbeit in den beiden anderen, Pause und Catering auf einer Fläche, die zwischendurch nicht umgebaut werden muss. Für die Pausenfläche gilt die Faustzahl des Hauses: rund 5 Meter Buffet je 50 Personen. Bei 150 Teilnehmenden sind das 15 Meter, und diese Meter brauchen Stellfläche plus Bewegungsraum davor.

Dazu kommt der Innenhof mit 639,5 m², von denen rund die Hälfte nutzbar und barrierefrei erschlossen ist. Er trägt Empfang, Pause oder Raucherbereich, ohne dass die Gesellschaft das Grundstück wechselt. Tageslicht gibt es in allen Räumen, Vollverdunklung ebenfalls, sodass Präsentationsblöcke und Arbeitsphasen keinen Raumwechsel erzwingen.

Ob Sie dafür die ganze Halle oder nur einen Raum, den ganzen Tag oder nur einen Abend brauchen, ist eine eigene Frage. Mindestmietdauer und Rüstzeiten sind für dieses Objekt nicht veröffentlicht; was die Teilnutzung möglich macht und was sie begrenzt, ordnet die FAQ Halbtags oder nur abends mieten ein.

5. Technik als Bedarf beschreiben

MEET Braunschweig listet für die Halle, welche Technik im Haus vorhanden ist: Projektionstechnik, Audiosystem, Lichtanlage, eine feste Bühne, Vollverdunklung, Schallisolierung, WLAN, einen Aufzug, Flipcharts und Moderationsmaterial sowie technisches Personal im Haus. Leistungswerte, Bühnenmaße und Projektionsgrößen stehen dort nicht, und ob und in welchem Umfang die Technik zum Mietumfang gehört, ebenfalls nicht. Beides klärt das individuelle Angebot.

Für die Planung ist das weniger hinderlich, als es klingt. Gefragt ist, was funktionieren muss, nicht welches Gerät dafür im Raum steht. Eine Folie soll aus der letzten Reihe lesbar sein. Zwei Personen sollen gleichzeitig sprechen können, eine davon aus dem Publikum. Der Vormittag braucht Verdunklung, der Nachmittag Tageslicht. Es soll aufgezeichnet werden. Aus solchen Sätzen entsteht ein Anforderungsprofil, das jede Location beantworten kann, ohne dass Sie Gerätelisten vergleichen.

Ein Punkt gehört ausdrücklich in die Anfrage: Wer bedient die Technik am Veranstaltungstag, und ab wann steht diese Person zur Verfügung? Dass technisches Personal im Haus ist, sagt noch nichts darüber, in welchem Umfang es Teil des Angebots wird.

Die vollständige Bedarfsliste für eine Konferenz, von Bild und Ton über Netz bis zum Ersatzweg, steht in der Checkliste Tagungstechnik.

6. Verpflegung, Ausschank und Hygiene

Wie das Catering an diesem Haus geregelt ist, ist nicht veröffentlicht. Die Frage gehört trotzdem schon in die erste Anfrage, weil das Cateringmodell den größten variablen Kostenblock bestimmt und die Verantwortung für Anmeldungen verschiebt. Marktüblich sind drei Varianten: Hauscatering, eine Partnerliste mit gesetzten Anbietern, oder freie Wahl des Caterers, teils gegen ein Entgelt für die Küchennutzung. Welche hier gilt, klären Sie mit dem Betreiber.

Belegt ist die Grundausstattung, auf der jedes Modell aufsetzt: ein Thekenbereich mit Zapfanlage, Geschirr, Gläser und Besteck, Banketttische in eckiger Ausführung für 4 bis 6 Personen und runder Ausführung für 8 bis 10 Personen, dazu Stehtische und Tischdecken. Stückzahlen sind nicht veröffentlicht.

Rechtlich hängen zwei Punkte am Catering, unabhängig vom Modell. Wer bei einer Veranstaltung alkoholische Getränke gegen Entgelt ausschenkt, betreibt insoweit ein Gaststättengewerbe und muss das anzeigen; in Braunschweig nimmt der Bereich Allgemeine Gewerbeangelegenheiten die Anzeige entgegen, spätestens vier Wochen vor dem erstmaligen Anbieten, und für unvermeidbar kurzfristige Fälle gibt es ein eigenes Verfahren nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NGastG. Und wer leicht verderbliche Lebensmittel in die Hand nimmt, braucht die Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz: bei Tätigkeitsaufnahme nicht älter als drei Monate, danach alle zwei Jahre durch den Arbeitgeber zu wiederholen. Ob diese Pflichten bei Ihrer Veranstaltung den Caterer, den Betreiber oder Ihr Unternehmen treffen, hängt davon ab, wer tatsächlich ausschenkt und wer als Veranstalter auftritt. Verbindlich entscheidet darüber die zuständige Behörde.

Die Abwägung zwischen Eigenorganisation und Vollservice führt der Vergleich Selbstcatering oder Caterer aus.

7. Anreise, Parken und Barrierefreiheit

Die Anreise entscheidet über den frühesten sinnvollen Beginn und das späteste vertretbare Ende Ihres Programms. Am Objekt stehen 92 kostenlose Parkplätze und 5 E-Ladestationen zur Verfügung. Ob die Plätze der Halle exklusiv zugeordnet sind oder mit den Nachbarunternehmen im Gebäude geteilt werden, ist nicht veröffentlicht; bei einer Tagung an einem Werktagvormittag entscheidet genau das darüber, ob die Zahl ausreicht, weshalb die Frage in die Anfrage gehört.

Mit dem öffentlichen Nahverkehr liegt die Haltestelle Theodor-Heuss-Straße rund 250 Meter Luftlinie entfernt. Dort verkehren die Buslinien 413 und 426 der Braunschweiger Verkehrs-GmbH, wobei die 426 direkt zum Hauptbahnhof fährt. Der Hauptbahnhof selbst liegt etwa 4,0 km entfernt, mit dem Pkw rund 7 Minuten. Die Anschlussstelle Braunschweig-Gartenstadt der A 391 ist etwa 4,5 km entfernt, der Flughafen Hannover rund 74 km und etwa 54 Minuten. Alle Fahrzeiten sind Routingwerte ohne Verkehrslage.

Für Barrierefreiheit sind ein barrierefreier Zugang, ein Aufzug und drei Sanitärräume einschließlich barrierefreiem WC belegt, der Innenhof ist ebenfalls barrierefrei erschlossen. Eine Zertifizierung nach einem Prüfsystem ist nicht veröffentlicht.

Nach einer Abendveranstaltung stellt sich neben der Fahrplanfrage auch die nach der Zuständigkeit. Was gilt, wenn auf dem Weg von einer Betriebsfeier etwas passiert, ordnet die FAQ Betriebsfeier: Wer haftet bei einem Unfall auf dem Heimweg? ein.

8. Pflichten und Genehmigungen

Ein großer Teil der Pflichten hängt an einer einzigen Vorfrage: Tritt Ihr Unternehmen als Veranstalter auf, oder mietet es nur Räume? Die Raumüberlassung selbst ist ein Mietvertrag nach § 535 BGB, Dauer, Zeitfenster und Nebenpflichten sind dort Vertragsgegenstand. Alles Weitere folgt der Rolle.

Die Vergütungspflicht für Musik knüpft an die öffentliche Wiedergabe an; ob Eintritt genommen wird, ist dafür ohne Belang. Auch ein geladener Gästekreis schließt sie nicht automatisch aus, denn die GEMA weist für Veranstaltungen vor geladenen Gästen darauf hin, dass solche Anlässe urheberrechtlich öffentlich sein können. Läuft Musik vom Tonträger, also über DJ oder Playlist, greift der GEMA-Tarif M-V, bei Livemusik der Tarif U-V; beide gelten in der Fassung vom 1. April 2026. Wer die Anmeldung übernimmt, folgt aus der Veranstalterrolle.

Treten Künstlerinnen und Künstler auf, kommt die Künstlersozialabgabe in Betracht; der Abgabesatz liegt 2026 bei 4,9 Prozent. Für gelegentliche Auftraggeber sieht § 24 Abs. 2 KSVG zwei Entlastungen vor, die unabhängig voneinander wirken: die Bagatellgrenze von 1.000 Euro Entgelt im Kalenderjahr nach Satz 2 und die Grenze von höchstens drei Veranstaltungen mit künstlerischen Darbietungen im Kalenderjahr nach Satz 3 Nr. 1. Es genügt, wenn eine der beiden zutrifft.

Die Frage nach der Endzeit lässt sich für dieses Objekt nicht beantworten, weil sie nicht veröffentlicht ist. Was sich sagen lässt, ist der Rahmen: Eine allgemeine Sperrzeitverordnung kennt Niedersachsen seit Ablauf des 31.12.2008 nicht mehr. Maßgeblich sind das Immissionsschutzrecht mit der Nachtzeit von 22:00 bis 6:00 Uhr nach TA Lärm Nr. 6.4 und, für Freizeitanlagen in Niedersachsen, die Freizeitanlagenlärmschutzrichtlinie, die an Tagen vor Sonn- und Feiertagen eine Verschiebung der Nachtzeit um bis zu zwei Stunden zulässt. Dazu kommen die Nebenbestimmungen der jeweiligen Baugenehmigung. Welche Endzeit für diese Halle konkret gilt, ist mit dem Betreiber zu klären, am besten schriftlich und vor der Programmplanung.

Bei größeren Veranstaltungen kommen versammlungsstättenrechtliche Anforderungen hinzu. Die Niedersächsische Versammlungsstättenverordnung knüpft an Besucherzahlen an und verlangt in § 48 Abs. 1 eine Prüfung durch die Bauaufsichtsbehörde mindestens alle drei Jahre. Ob und in welchem Umfang sie auf dieses Objekt angewandt wird, ist nicht veröffentlicht. Ansprechpartner für Brandschutzkonzepte und Brandsicherheitswachen ist in Braunschweig der Vorbeugende Brandschutz der Berufsfeuerwehr.

Dieser Abschnitt gibt Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Über Anzeigen, Auflagen und Genehmigungen entscheidet im Einzelfall die zuständige Behörde. Der vollständige Pflichtenkatalog für Veranstaltungen bis 199 Gäste steht im Leitfaden zu Pflichten und Genehmigungen.

9. Budget aufbauen, ohne eine Zahl zu kennen

Für die Eventhalle am Alten Bahnhof gibt es keinen veröffentlichten Preis, Angebote entstehen individuell. Kalkulieren lässt sich trotzdem, wenn Sie das Budget über die Positionsliste aufbauen und die Miete darin als eine Position unter vielen führen. Diese Liste ist der Rahmen, den Sie in jede Anfrage mitnehmen können:

  • Raumnutzung einschließlich der Zeitfenster für Auf- und Abbau
  • Nebenkosten wie Reinigung und Energie
  • Technik und technische Betreuung am Veranstaltungstag
  • Personal für Einlass, Garderobe und Service
  • Speisen und Getränke, je nach Cateringmodell
  • Mobiliar und Sonderausstattung über die Grundausstattung hinaus
  • Beschilderung, Dekoration und Beschriftung
  • GEMA und gegebenenfalls Künstlersozialabgabe
  • Sicherheitsdienst oder Brandsicherheitswache, falls gefordert
  • Veranstalterhaftpflicht und Transport
  • Nachbereitung, Entsorgung und Rückgabe

Wie hoch die einzelnen Posten ausfallen, entscheidet das Angebot. Für eine Freigabe braucht die Geschäftsführung trotzdem eine Größenordnung, und dafür gibt es im Braunschweiger Markt zwei öffentlich einsehbare Eckwerte. Sie gelten für andere Häuser mit anderem Leistungsumfang und sagen über die Eventhalle nichts aus: Die Gemeinschaftshäuser der Stadt Braunschweig kosten je nach Haus und Nutzung 25 bis 210 Euro, für Schloss Richmond und die Dornse im Altstadtrathaus verlangt die Stadt 5.000 Euro je Nutzung. Zwischen dem teuersten Gemeinschaftshaus und diesen beiden Häusern liegt damit das rund Vierundzwanzigfache, obwohl beide Angaben von derselben Stadtverwaltung stammen. Wer zwei Angebote nebeneinanderlegt, prüft deshalb zuerst die enthaltenen Positionen und danach den Betrag.

Steuerlich ist die Betriebsveranstaltung ein eigenes Kapitel, weil sich die Kosten auf den Kopf herunterrechnen lassen und ein Freibetrag existiert. Welche Positionen dabei mitzählen, ist für die Kalkulation relevanter als der Gesamtbetrag. Die Systematik der Kostenpositionen und ihre Reihenfolge führt der Leitfaden zum Veranstaltungsbudget aus.

10. Vom Angebot zum Ablaufplan

Ein Angebot wird erst dann vergleichbar, wenn es dieselben Positionen ausweist wie das Angebot des Wettbewerbers. Die Punkte, die dafür fehlen, stehen in keiner öffentlichen Quelle und lassen sich nur erfragen, bei der Besichtigung oder schriftlich vorab. Für eine Firmenveranstaltung tragen diese sechs:

  1. Welche Zeitfenster sind buchbar, und zählen Auf- und Abbau in die gebuchte Zeit?
  2. Welche Technik ist im Angebot enthalten, welche wird gesondert berechnet, und wer bedient sie am Veranstaltungstag?
  3. Wie ist das Catering geregelt, und wer meldet einen entgeltlichen Ausschank an?
  4. Bis wann darf die Veranstaltung laufen, und gelten für den Innenhof andere Auflagen als für die Räume?
  5. Stehen die 92 Parkplätze an einem Werktag exklusiv zur Verfügung?
  6. Wie sind Storno und Umbuchung geregelt, bis wann lässt sich die Teilnehmerzahl korrigieren, und welche Haftpflichtdeckung erwartet der Betreiber?

Die allgemeinen Fragen zur Kapazität sind im Leitfaden zu Bestuhlung und Kapazität gesammelt, die rechtlichen im Leitfaden zu Pflichten und Genehmigungen.

Aus den Antworten wird der Ablaufplan. Seine erste Zeile ist die Rüstzeit, seine letzte die Räumung. Dazwischen liegen die Übergänge, an denen es in der Praxis klemmt: Registrierung und Garderobe beim Einlass, der Umbau zwischen Plenum und Abendteil, die Übergabe an den Caterer, die Zuständigkeit für Technik in den Pausen.

Nach der Veranstaltung folgt die Nachbereitung: Rückgabe und Abnahme mit dem Betreiber dokumentieren, Fundsachen und Leergut regeln, Feedback einholen, solange es frisch ist. Wer eine Reihe plant, legt beim Abschlussgespräch gleich den nächsten Termin an, weil der Vorlauf im kommenden Jahr genauso lang ist wie in diesem.

Einen Besichtigungstermin für Hirschevents – Eventhalle Braunschweig vereinbaren Sie über das Anfrageformular. Die Kapazitätsübersicht der Hauptseite und die dort dargestellten Anlässe geben vorab einen Eindruck vom Haus.

Woran Firmenveranstaltungen scheitern

Die Gästezahl ohne Bestuhlungsart nennen. „Wir sind 150" führt zu Angeboten, die nicht vergleichbar sind, weil jedes Haus eine andere Bestuhlung unterstellt. Nennen Sie Personen und Aufbau zusammen.

Von der Quadratmeterzahl auf die Gästezahl schließen. Fläche ist eine notwendige, aber keine hinreichende Größe. Rettungswege, Bühne, Buffet und Bewegungsflächen gehen von derselben Fläche ab, und je nach Bestuhlung unterschiedlich viel.

Die Technik erst nach Vertragsschluss klären. Ob und in welchem Umfang vorhandene Technik zum Mietumfang gehört, ist eine Angebotsfrage. Wer sie später stellt, verhandelt aus der schwächeren Position.

Den Abend durchplanen, bevor die Endzeit geklärt ist. Ein Programm, das rechnerisch bis 1 Uhr läuft, ist wertlos, wenn die Auflagen des Objekts etwas anderes vorsehen. Solange die Uhrzeit nicht schriftlich bestätigt ist, bleibt der zweite Teil des Abends eine Annahme.

Das Budget vom Mietbetrag her aufbauen. Zwei Angebote mit identischer Miete können sich in Reinigung, Technik, Personal und Rüstzeit erheblich unterscheiden. Vergleichbar werden sie erst über die Positionsliste.

Zum Thema

Fazit

Die Reihenfolge trägt die Planung: erst Anlass und Format, dann Personenzahl und Bestuhlungsart als Paar, dann der Termin mit dem Vorlauf, den die Branche für Tagungen mit 6 bis 18 Monaten ansetzt, und danach Raumzuschnitt, Technik und Verpflegung. Was die Kalkulation trägt und in keiner öffentlichen Quelle steht, sind die Catering-Regelung, die Endzeit und der Umfang der enthaltenen Technik. Klären Sie diese drei Punkte, bevor der Budgetantrag geschrieben wird, dann ersparen Sie sich die zweite Runde durch die Freigabe. Mit einem Bedarfsprofil von wenigen Zeilen und einem Angebot, das die Positionen einzeln ausweist, lässt sich eine Firmenveranstaltung für bis zu 199 Personen belastbar durchrechnen.

Die übrigen Anleitungen für Firmentermine in Braunschweig stehen in der Leitfaden-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

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