Ein Caterer kann erst kalkulieren, wenn er den Raum kennt. In einer Mietlocation ohne festes Hauscatering kommen dabei Fragen dazu, die im Restaurant nie gestellt werden: Wo wird angeliefert? Gibt es eine Küche? Wer räumt auf? Diese zehn Punkte klären das vor dem ersten Gespräch.

Die Checkliste

  1. Gästezahl und Bestuhlungsart festlegen. Beides zusammen, nie einzeln. Im Bankett tragen die Räume 42, 84 und 54 Personen, zusammen 180; die Höchstzahl von 199 gilt nur beim Stehempfang. Aus der Bestuhlungsart folgt, ob der Caterer für Teller-Service, Buffet oder Flying Food plant.
  1. Buffetlänge ausrechnen. Als Ausstattungsangabe gilt eine Buffetfläche von etwa 5 Metern je 50 Personen. Bei 100 Gästen sind das rund 10 laufende Meter, bei 150 rund 15. Diese Länge muss im Raumplan Platz haben, ohne den Hauptweg zu blockieren.
  1. Vorhandenes Mobiliar abfragen, nicht voraussetzen. In der Ausstattungsliste stehen eckige Bankettische 0,9 × 1,60 m für 4 bis 6 Personen, runde ø 1,80 m für 8 bis 10 Personen, Stehtische und Stühle mit Husse, Bierzeltgarnituren, Tischdecken sowie Geschirr, Gläser und Besteck. Stückzahlen und der Umfang, der zur Miete gehört, sind nicht veröffentlicht. Lassen Sie sich beides schriftlich im Angebot bestätigen, bevor der Caterer Geschirr einplant oder abbestellt.
  1. Catering-Regelung klären. Freie Caterer-Wahl, Partnerliste oder Bindung? Fällt bei mitgebrachten Getränken ein Entgelt an? Gibt es eine Mindestabnahme? Diese Punkte sind nicht veröffentlicht und entscheiden darüber, ob Ihr Wunsch-Caterer überhaupt in Frage kommt. Erste Frage an den Betreiber, nicht die letzte.
  1. Küchennutzung erfragen. Gibt es eine Produktionsküche, eine Aufwärmküche oder nur den Thekenbereich mit Zapfanlage? Davon hängt ab, ob der Caterer fertig anliefert oder vor Ort produziert, und das verändert die Kalkulation deutlich.
  1. Anlieferung und Wege durchgehen. 92 kostenlose Parkplätze, Aufzug und barrierefreier Zugang sind vorhanden. Offen ist, wann angeliefert werden darf und ob eine Zufahrt bis ans Gebäude möglich ist. Bei einem Buffet für 150 Personen ist der Weg von der Ladefläche zum Buffettisch ein Zeitfaktor.
  1. Auf- und Abbauzeiten festhalten. Wann darf der Caterer aufbauen, bis wann muss abgebaut sein, fallen Rüstzeiten in die Mietzeit? Auch das ist nicht veröffentlicht und in einer Mietlocation die häufigste Ursache für Zusatzkosten.
  1. Hygienenachweise einsammeln. Wer mit leicht verderblichen Lebensmitteln umgeht, braucht die Schulung nach § 4 Abs. 1 der Lebensmittelhygiene-Verordnung, Personal zusätzlich die Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz. Bei einem gewerblichen Caterer liegt das vor; bei Selbstcatering müssen Sie es selbst nachweisen.
  1. Ausschank und Anzeige prüfen. Wird Alkohol gegen Entgelt ausgeschenkt, ist die Anzeige eines Gaststättenbetriebs in Braunschweig spätestens vier Wochen vorher fällig. Klären Sie, wer sie einreicht: Sie, der Caterer oder der Betreiber.
  1. Reste, Leergut und Entsorgung regeln. Wer nimmt Leergut mit, wer entsorgt Speisereste, ist Reinigung im Mietpreis enthalten? Am Ende eines langen Abends will das niemand mehr diskutieren.

Typische Fehler

Die Buffetlänge wird vergessen. Sie steht in keinem Angebot, blockiert aber im Raum mehrere Meter. Wer sie erst am Veranstaltungstag einplant, verliert Sitzplätze.

Vorhandenes Geschirr wird vorausgesetzt. Der Caterer bestellt kein Geschirr, weil es "in der Ausstattung steht", und am Abend fehlen 40 Gedecke. Stückzahlen gehören schriftlich ins Angebot.

Die Catering-Regelung wird zuletzt geklärt. Erst nach der Auswahl des Caterers stellt sich heraus, dass eine Partnerliste gilt. Diese Frage steht an Position vier dieser Liste, weil sie alles davor entwertet.

Fazit

Die Punkte 4, 5 und 7 sind die, die in einer Mietlocation über die Kalkulation entscheiden, und genau die stehen in keinem Datenblatt. Nehmen Sie sie mit in die Besichtigung; die Räume und ihre Bankettwerte sehen Sie vorab im Abschnitt Kapazitäten der Hauptseite. Welche Kostenpositionen daraus folgen, zeigt der Leitfaden zum Veranstaltungsbudget; die Grundsatzentscheidung davor trifft der Vergleich von Selbstcatering und Full-Service.

Weitere Prüflisten finden Sie in der Checklisten-Übersicht.

Quellen

  • Ausstattung, Buffetfläche und Kapazitäten, events-braunschweig.de, abgerufen am 25.08.2026
  • Bestuhlungsmatrix, Factsheet MEET Braunschweig, Braunschweig Stadtmarketing GmbH, abgerufen am 25.08.2026
  • § 4 Lebensmittelhygiene-Verordnung, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 25.08.2026
  • § 43 Infektionsschutzgesetz, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 25.08.2026
  • Gaststättenbetrieb, Anzeige, Stadt Braunschweig, abgerufen am 25.08.2026

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