Sieben Angaben entscheiden darüber, ob eine Eventhalle ein kalkulierbares Angebot erstellen kann: Gästezahl als Spanne, Bestuhlungsart, Bühne ja oder nein, Tanzfläche, Verpflegungsform, Technikbedarf und Zeitfenster. Fehlt eine davon, kommt eine Rückfrage statt eines Angebots. Diese zehn Punkte klären Sie vorher, am besten schriftlich und in dieser Reihenfolge.

Die Checkliste

  1. Gästezahl als Spanne angeben, nicht als eine Zahl. Nennen Sie Mindestzahl, erwartete Zahl und Obergrenze, etwa 90 bis 120 Personen. Die Eventhalle ist für bis zu 199 Personen ausgelegt, die Obergrenze gilt für den Stehempfang in allen drei Räumen.
  1. Bestuhlungsart festlegen, bevor Sie nach Platz fragen. Dieselbe Fläche trägt je nach Variante sehr unterschiedlich viele Gäste. Welche Zahl zu Stuhlreihen, parlamentarisch, U-Form, Block, Bankett oder Empfang gehört, steht vollständig in der Kapazitätsmatrix der Eventhalle.
  1. Raumwahl treffen. Die Halle hat drei Räume mit 125,82 m², 236,93 m² und 152,99 m², zusammen 515,74 m². Sie sind kombinierbar, dann addieren sich die Werte derselben Bestuhlungsart.
  1. Bühne ja oder nein beantworten. Eine feste Bühne ist vorhanden. Wenn Sie sie nutzen, geben Sie an wofür, etwa Reden oder Band, denn Bühne und Blickachse verändern die Stuhlanordnung.
  1. Tanzfläche als eigene Fläche einplanen. Eine Tanzfläche geht von der bestuhlten Fläche ab, nicht zusätzlich dazu. Sagen Sie in der Anfrage, ob getanzt wird und ab welcher Uhrzeit.
  1. Buffet oder Service entscheiden. Für ein Buffet gilt als Ausstattungsangabe eine Fläche von etwa 5 Metern je 50 Personen, bei 100 Gästen also rund 10 laufende Meter. Tellerservice braucht diese Meter nicht, dafür mehr Weg zwischen den Tischen. Die Flächenkennzahlen sammelt die Übersicht Quadratmeter pro Gast.
  1. Technikbedarf konkret benennen. Projektion, Audiosystem, Lichtanlage, Vollverdunklung, Schallisolierung und technisches Personal sind im Haus vorhanden. Schreiben Sie, was Sie davon brauchen. Ob Technik zum Mietumfang gehört, ist nicht veröffentlicht.
  1. Zeitfenster inklusive Auf- und Abbau angeben. Nennen Sie Datum, Einlass, geplantes Ende und den Zeitpunkt, ab dem Ihre Dienstleister in den Raum müssen. Auf- und Abbauzeiten, Mindestmietdauer und eine mögliche Endzeit sind nicht veröffentlicht, fragen Sie sie ausdrücklich ab.
  1. Gästelogistik mitdenken. 92 kostenlose Parkplätze und 5 Ladestationen stehen am Haus, dazu drei Sanitärräume inklusive barrierefreiem WC und ein Aufzug. An der rund 250 Meter entfernten Haltestelle Theodor-Heuss-Straße halten die Buslinien 413 und 426.
  1. Offene Punkte als Fragen mitschicken. Catering-Regelung, Kaution, Mietumfang von Technik und Mobiliar sowie Endzeit und Lärmauflagen sind nicht veröffentlicht. Wer sie gleich mitstellt, bekommt sie im ersten Angebot beantwortet.

Typische Fehler

Eine einzelne Gästezahl statt einer Spanne. Bei 100 fest genannten Gästen plant die Location für 100. Kommen 125, passt die Bestuhlung nicht mehr.

Die Bestuhlungsart bleibt offen. Die Frage, wie viele Gäste hineinpassen, ist ohne Bestuhlungsart nicht beantwortbar. Was in einen Bestuhlungsplan gehört und wer ihn erstellt, klärt die Antwort zum Bestuhlungsplan.

Bühne, Buffet und Tanzfläche werden nicht abgezogen. Alle drei brauchen Fläche, die dann für Stühle fehlt.

Fazit

In die Anfrage gehören: Datum und Zeitfenster inklusive Auf- und Abbau, Gästezahl als Spanne, gewünschte Bestuhlungsart, Raumwunsch, Bühne ja oder nein, Tanzfläche ja oder nein, Buffet oder Service und eine kurze Liste des Technikbedarfs. Die Eventhalle von Hirschevents am Alten Bahnhof 13 in Braunschweig-Gartenstadt ist für bis zu 199 Personen ausgelegt und als Premium Partner MEET Braunschweig geführt. Wie die Varianten zusammenhängen, ordnet der Leitfaden zu Bestuhlung und Kapazität; mit dieser Liste geht die Anfrage in einem Durchgang raus.

Weitere Prüflisten finden Sie in der Checklisten-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

  • Bestuhlungsmatrix und maximale Personenanzahl, Factsheet MEET Braunschweig, Braunschweig Stadtmarketing GmbH, abgerufen am 25.08.2026
  • Partnerprofil der Eventhalle, MEET Braunschweig, abgerufen am 25.08.2026
  • Raumflächen, Ausstattung, Buffetfläche, Parkplätze und Sanitärräume, events-braunschweig.de, Abschnitt Kapazitäten, abgerufen am 25.08.2026
  • Haltestelle Theodor-Heuss-Straße, Buslinien 413 und 426, OpenStreetMap, abgerufen am 25.08.2026

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