Ein Firmen-Sommerfest mit Außenanteil hängt an zwei Festlegungen: wie die Fläche in Stationen geteilt wird und wann entschieden wird, ob draußen gefeiert wird. Der Innenhof misst 639,5 m², rund die Hälfte davon ist nutzbar und barrierefrei erreichbar. Drinnen sind 199 Personen im Stehempfang vorgesehen. Wer beide Flächen als eine Planung denkt, braucht keinen zweiten Entwurf, sondern einen Entscheidungszeitpunkt.

Das Wichtigste in Kürze

  • Zwei Flächen, eine Planung: 639,5 m² Innenhof mit rund 50 Prozent nutzbarer, barrierefrei erreichbarer Fläche, dazu 515,74 m² in drei Räumen.
  • Rückzug ohne Gästeverlust: Drinnen sind 199 Personen im Empfang und 180 im Bankett vorgesehen, die Gruppe passt also auch bei Regen hinein.
  • Offen für diesen Standort: Endzeit, Lärmauflage und die Zahl zulässiger Außenveranstaltungen sind nicht veröffentlicht und vor der Zusage zu klären.

Stationen statt einer großen Fläche

Ein Stationenkonzept verteilt Programm, Verpflegung und Gespräch auf getrennte Zonen, ohne dass die Gäste den Standort wechseln. Hirschevents führt Halle und Innenhof auf einem Grundstück, der Weg von draußen nach drinnen dauert Sekunden. Begrüßung und Getränkepunkt in den Hof, Bühnenprogramm in Raum 2 mit 236,93 m², Gesprächsinseln in Raum 3 mit 152,99 m², Raum 1 mit 125,82 m² als ruhige Zone. Für Gäste im Rollstuhl zählt, dass der Hof barrierefrei erreichbar ist und einer der drei Sanitärräume barrierefrei ausgestattet ist.

Der Wetterplan braucht einen Zeitpunkt

Legen Sie drei Varianten fest und den Moment der Entscheidung. Variante A: Empfang und Pausen im Hof, Programm drinnen. Variante B: alles drinnen, der Hof bleibt Frischluftzone. Variante C: Verschiebung auf einen anderen Termin. Sinnvoll ist eine zweistufige Entscheidung, 48 Stunden vorher für alles, was Dienstleister disponieren müssen, und am Morgen für Mobiliar und Dekoration im Freien. Der Entscheidungspunkt gehört in die Einladung, mit Uhrzeit und namentlich zuständiger Person.

Absage, Verlegung oder Umbau

Eine Verlegung nach innen behält den Termin und ändert nur die Fläche, eine Absage beendet ihn. Weil die Halle die gesamte Gruppe trägt, ist der Außenanteil nie der Grund für eine Absage. Absagerelevant bleiben Gewerke, die ausschließlich draußen funktionieren, und die Fristen in den Verträgen mit Dienstleistern. Für Firmen, die das Fest in die Arbeitszeit legen, kommt hinzu: Eine Verlegung nach innen lässt die Zeitplanung unberührt, eine Verschiebung auf einen anderen Tag nicht.

Wann der Innenhof die falsche Wahl ist

Bei Gruppen nahe der 199 wird es draußen eng, weil nur rund die Hälfte der 639,5 m² nutzbar ist. Für Betriebe mit Abendprogramm und Musik im Freien fehlt zudem die Grundlage für eine Zusage: Endzeit, Richtwert und Baugebietseinstufung sind für dieses Objekt nicht veröffentlicht. Die zeitliche Grenze folgt in Niedersachsen dem Immissionsschutzrecht und der Baugenehmigung, nicht einer Sperrzeitverordnung. Klären Sie das, bevor Sie draußen eine Band einplanen.

Typische Fehler

  • Der Wetterplan steht im Projektordner, aber nicht in der Einladung, und am Morgen rufen vierzig Gäste an.
  • Alle Stationen liegen im Hof, sodass bei Regen die gesamte Dramaturgie des Abends neu erfunden werden muss.
  • Für die Außenfläche wird mit 639,5 m² gerechnet statt mit den rund 50 Prozent, die davon nutzbar sind.
  • Ein Verpflegungspunkt im Freien wird eingeplant, bevor geklärt ist, was der Betreiber im Hof zulässt.

Zum Thema

Den vollständigen Ablauf beschreibt der Leitfaden zur Firmenveranstaltung. Welche Lärmregeln die Endzeit im Freien bestimmen, steht in der FAQ zum Innenhof und im Leitfaden zum Lärmschutz in Niedersachsen. Programmideen für den reinen Indoor-Fall liefert Teamevent-Ideen indoor.

Fazit

Planen Sie von innen nach außen: Die Halle trägt die Gruppe, der Hof macht daraus ein Sommerfest. Legen Sie die Stationen so, dass jede auch drinnen funktioniert, und schreiben Sie den Entscheidungszeitpunkt in die Einladung. Weitere Beiträge zu Firmenformaten finden Sie in der Blog-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

Die Flächen- und Kapazitätsangaben dieses Beitrags stammen aus dem offiziellen Factsheet der Stadt, die Einordnung des Außenlärms aus Landes- und Bundesrecht.

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