Der Jahresfahrplan für die betriebliche Weihnachtsfeier läuft rückwärts vom Termin: zuerst Datum und Gästezahl, dann Bestuhlung und Raum, dann die Auflagen der Location, danach Programm und Ablauf, zuletzt die Abrechnung. Wer mit dem Programm beginnt, plant einen Abend, der in den Raum nicht passt.

Inhaltsverzeichnis

  1. Termin festlegen
  2. Gästezahl, Bestuhlung und Ablauf
  3. Auflagen klären, bevor das Programm steht
  4. Budget und Abrechnung

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Eventhalle Braunschweig ist ausgelegt für 199 Personen beim Empfang und 180 im Bankett.
  • Im Dezember 2027 bieten sich sechs Wochenendtermine an: Fr 03., 10., 17.12. und Sa 04., 11., 18.12.
  • Endzeit, Rüstzeiten und Catering-Regelung sind für dieses Objekt nicht veröffentlicht.

Termin festlegen

Der Termin ist die erste Entscheidung, weil jede weitere an ihm hängt. Im Dezember 2027 fallen die üblichen Feierabende auf die Freitage 3., 10. und 17. sowie auf die Samstage 4., 11. und 18. Dezember. Nach hinten begrenzt der Ferienbeginn das Fenster, 2026 starteten die Weihnachtsferien in Niedersachsen am 23. Dezember. Wann die Buchung spätestens stehen muss, beantwortet die FAQ Wann muss die Location für die Weihnachtsfeier gebucht sein?. Welche Termine an diesem Haus frei sind, ist nur auf Anfrage zu klären.

Gästezahl, Bestuhlung und Ablauf

Eine Gästezahl ohne Bestuhlungsart ist keine Planungsgröße. Die drei Räume von Hirschevents sind zusammen ausgelegt für 199 Personen beim Empfang, 194 in Stuhlreihen, 180 im Bankett, 148 parlamentarisch, 144 im Block und 110 in der U-Form. Kombiniert man Räume, addieren sich bei gleicher Bestuhlung die Einzelwerte: Im Bankett trägt Raum 1 42 Plätze, Raum 2 84 und Raum 3 54. Für 120 Gäste an Tischen genügen Raum 2 und Raum 3, für 190 reicht auch die gesamte Halle nicht.

Aus dieser Wahl folgt der Abend. Ein Sitzdinner mit Tanz braucht einen Umbau, und der braucht Uhrzeit, Personal und Fläche für die Tische. Wer beim Empfang bleibt, spart den Umbau, verliert aber die feste Sitzordnung. Dazu kommt die Buffetfläche mit rund 5 Metern je 50 Personen, bei 150 Gästen also 15 Meter. Im Haus vorhanden sind feste Bühne, Projektions- und Audiotechnik, Lichtanlage, Vollverdunklung, Schallisolierung und technisches Personal.

Auflagen klären, bevor das Programm steht

Drei Punkte entscheiden über den Abend und stehen in keiner öffentlichen Quelle: Catering-Regelung, Endzeit und die Frage, ob Auf- und Abbau in der gebuchten Zeit liegen. Den Rahmen für die Endzeit setzen die Nachtzeit von 22:00 bis 6:00 Uhr nach TA Lärm Nr. 6.4, die Freizeitanlagenlärmschutzrichtlinie Niedersachsen mit einer Verschiebung um bis zu zwei Stunden vor Sonn- und Feiertagen sowie die Nebenbestimmungen der Baugenehmigung. Was für dieses Objekt gilt, klären Sie schriftlich mit dem Betreiber. Sobald Musik läuft, ist sie anzumelden; das beschreibt der Leitfaden zur GEMA-Anmeldung.

Budget und Abrechnung

Die Abrechnung gehört an den Anfang der Planung. Planbar ist ihre Struktur: Raumnutzung samt Rüstzeit, Nebenkosten, Technik, Personal, Catering, Dekoration und GEMA. Steuerlich ist die Betriebsveranstaltung ein eigener Fall, weil sich die Kosten je teilnehmender Person herunterrechnen lassen und ein Freibetrag greift. Welche Positionen mitzählen, führt die FAQ Freibetrag für Betriebsveranstaltungen aus. Dieser Beitrag gibt Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Häufige Fehler

  • Das Programm vor der Bestuhlung festlegen. Bühne und Tanzfläche brauchen Quadratmeter, die dann bei Tischen fehlen.
  • Die 199 als Sitzplatzzahl lesen. Sie gilt für den Empfang im Stehen, an Tischen sind es 180.
  • Den Abend bis in die Nacht planen, ohne die Endzeit zu kennen. Ohne bestätigte Uhrzeit bleibt der zweite Teil eine Annahme.

Zum Thema

Fazit

Legen Sie Termin und Gästezahl zuerst fest, dann die Bestuhlung, erst danach das Programm. Bei Hirschevents heißt das: 180 Plätze im Bankett oder 199 beim Empfang als Obergrenze. Weitere ausführliche Anleitungen finden Sie in der Leitfaden-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

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